Để viết một lá thư xin nghỉ, trước tiên hãy xác định đối tượng của bạn. Phong cách và giọng điệu của lá thư của bạn phụ thuộc vào việc bạn đang viết cho gia đình, bạn bè, đồng nghiệp kinh doanh hay khách hàng. Ngoài ra, hãy nhớ rằng không phải tất cả mọi người đều tuân theo các ngày lễ giống nhau. Hãy tế nhị và khéo léo khi lựa lời.
Bạn có thể mở một bức thư chúc mừng kỳ nghỉ với lời chào nồng nhiệt và những lời chúc tốt đẹp cho kỳ nghỉ sắp tới. Nếu có thể, hãy cá nhân hóa lời chào của bức thư của bạn. Nếu bạn đang in nhiều bản sao, hãy thử tìm phần mềm máy tính có chèn tên của từng người nhận.
Giữ cho bức thư ngày lễ ngắn gọn và cố gắng gửi nó một tháng trước kỳ nghỉ. Những ngày nghỉ lễ là thời gian bận rộn của mọi người, vì vậy hãy cố gắng làm cho bức thư của bạn nổi bật. Nếu muốn, bạn có thể in lá thư này trên văn phòng phẩm dành cho ngày lễ đặc biệt hoặc sử dụng tem ngày lễ để tạo một nét đặc biệt.
Nếu lá thư về kỳ nghỉ của bạn là dành cho gia đình và bạn bè thân thiết, bạn có thể bao gồm một bản cập nhật ngắn về bất kỳ sự kiện hoặc tin tức đặc biệt nào trong năm qua. Nếu bất kỳ thông tin nào trong số này đặc biệt mang tính cá nhân, hãy kiểm tra với những người có liên quan và đảm bảo rằng bạn được họ cho phép chia sẻ thông tin đó. Bạn cũng có thể hỏi về năm của người nhận và mời người đó tham gia bất kỳ buổi họp mặt sắp tới nào mà bạn đã lên kế hoạch.
Đối với một lá thư cho đồng nghiệp hoặc nhân viên, hãy giữ một giọng điệu chuyên nghiệp nhưng thân thiện. Đây là một nơi tốt để cảm ơn những người nhận đã làm việc trong năm qua và đề cập đến bất kỳ thành tích nào mà công ty đặc biệt tự hào. Bạn cũng có thể sử dụng lá thư ngày lễ như một lời mời đến một buổi họp mặt vào kỳ nghỉ hoặc như một phần kèm theo cho một phần thưởng hàng năm.
Khi viết thư cho khách hàng, hãy cảm ơn họ về công việc kinh doanh trước đây của họ. Bạn có thể bao gồm một bản cập nhật ngắn gọn về công ty và mời khách hàng tham gia vào bất kỳ sự kiện hoặc giảm giá đặc biệt nào mà bạn đã lên kế hoạch.
