Để lên lịch cho cuộc gặp mặt trao đổi, hãy xác định các quy tắc cơ bản cho cuộc gặp mặt hoán đổi, sàng lọc những người quan tâm đến việc cung cấp hàng hóa cho cuộc gặp gỡ và xác định ngày cho sự kiện. Tìm và đảm bảo một vị trí cho đáp ứng dễ dàng đáp ứng số lượng bàn cần thiết. Quảng cáo cho sự kiện bắt đầu trước một tháng. Trước cuộc họp, hãy tập hợp những người bán hàng khác và sắp xếp các bàn trong không gian.
Hội nghị trao đổi là nơi dành cho các giao dịch thu gom hoặc giao dịch hàng hóa địa phương và đóng vai trò thay thế cho việc bán hàng qua nhà để xe. Việc thiết lập các quy tắc và hướng dẫn cho cuộc họp là rất quan trọng, chẳng hạn như việc bán hàng có được phép hay không hoặc liệu những người tham gia có được phép mua một số lượng hàng hóa cụ thể hay không. Viết ra các quy tắc và cung cấp cho từng người tham gia trước sự kiện.
Khi quảng cáo sự kiện, hãy bao gồm mọi quy tắc có liên quan mà công chúng cần tuân theo. Đăng các bảng hiệu hoặc tờ rơi tại các trung tâm mua sắm hoặc trung tâm cộng đồng đã được phê duyệt tại địa phương. Sử dụng các diễn đàn trực tuyến, mạng xã hội và báo chí địa phương để lan truyền thông tin về sự kiện.
Khi thiết lập vị trí, hãy đăng các quy tắc ở nơi mà tất cả những người tham gia đều có quyền truy cập vào chúng. Đến trước sự kiện một tiếng để dọn đồ, chào người tham gia, trả lời câu hỏi và phân bàn. Quyết định xem có nên bao gồm một bảng cho các mặt hàng không bán hoặc trao đổi trong sự kiện hay không. Quyên góp bất kỳ mặt hàng còn lại nào hoặc lưu trữ chúng cho một cuộc gặp gỡ trao đổi trong tương lai.
