Các mẫu thư mẫu cho thư đặt phòng khách sạn có thể được tìm thấy trực tuyến thông qua các trang web như Đặt phòng Khách sạn Trực tuyến, CareerRide.com và Thư mẫu Miễn phí. Các mẫu thư đặt phòng khách sạn mẫu trên Đặt phòng Khách sạn Trực tuyến và CareerRide.com có thể xem trực tuyến, trong khi Đặt trước Miễn phí Trực tuyến cung cấp các mẫu có thể tải xuống.
Thư đặt phòng thường bao gồm ngày tháng, tên và địa chỉ của khách sạn và khách dự định, ngày và ngày đặt phòng đến và đi, và số lượng khách. Mẫu thư đặt phòng khách sạn cũng cung cấp không gian để xác nhận các chi tiết như ăn uống và hoạt động, cũng như các điều khoản thanh toán, phương thức thanh toán, số lượng phòng đã đặt, loại phòng đã đặt và chi tiết của gói kỳ nghỉ. Người viết nên nêu tất cả các điểm quan trọng của việc đặt phòng khách sạn để thuận tiện cho cả quản lý khách sạn và khách.
Người nhận thư xác nhận hoặc đặt phòng khách sạn có thể là khách hoặc ban quản lý khách sạn. Thư cũng có thể coi là một lời xác nhận thay mặt cho ban quản lý khách sạn về việc đặt phòng. Thư đặt phòng khách sạn được chấp nhận để xem xét pháp lý trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào giữa quản lý khách sạn và khách.
