Ưu điểm của máy photocopy bao gồm sao chép trang nhanh chóng, tương đối rẻ và tương quan giữa các trang dễ dàng, trong khi nhược điểm bao gồm yêu cầu bảo trì, bảo dưỡng hàng năm và chi phí mua cao. Để giảm chi phí ban đầu của một máy photocopy, có thể mua máy photocopy đã được tân trang lại hoặc thuê chúng.
Ban đầu, máy photocopy được tân trang lại rẻ hơn, nhưng có thể gặp sự cố sớm hơn và có thể tốn nhiều chi phí bảo trì hơn và có tuổi thọ ngắn hơn máy mới. Nó cũng có lợi cho môi trường vì các bộ phận lớn của máy photocopy có thể sẽ được chuyển đến các bãi chôn lấp. Nếu công ty đang muốn cung cấp dịch vụ photocopy cho khách hàng, điều này có lợi thế là tăng lượng khách đến cửa hàng và có thể tăng thu nhập. Nhược điểm bao gồm một đội ngũ nhân viên tận tâm khi nhu cầu cao và cần phải xem xét nhu cầu về các dịch vụ trong khu vực.
Các vấn đề khác liên quan đến máy photocopy là sao chép các tài liệu được bảo vệ bản quyền. Ý tưởng về sử dụng hợp pháp ở Hoa Kỳ cho phép mọi người phô tô hoặc các bài báo hoặc chương sách để nghiên cứu, nhưng không phải để tránh trả tiền cho tài liệu. Khi sinh viên được yêu cầu sử dụng bản sao của các bài báo, tài liệu phát tay hoặc đồ họa được sử dụng trong các thiết bị đọc được bảo vệ, trung tâm sao chép hoặc người hướng dẫn phải đảm bảo rằng bản quyền đã được xóa trước khi thiết bị đọc được in và mỗi mục được ghi rõ ràng.
