Mặc dù ghi chú thông cảm và cảm ơn yêu cầu cách diễn đạt khác nhau, nhưng cả hai loại ghi chú đều phải chân thành, cá nhân và cụ thể. Ghi chú trong cả hai trường hợp đều bắt đầu bằng lời chào, thêm các chi tiết ở phần nội dung và kết thúc bằng cách thể hiện cảm xúc nồng nhiệt.
Ghi chú thông cảm phải có những lời lẽ chân thật, trung thực để truyền tải cảm xúc phù hợp đối với người nhận. Một ghi chú có thể đơn giản như: "Jane thân mến, tôi rất đau buồn khi biết tin cha của bạn đã qua đời. Xin hãy nhận lời chia buồn của chúng tôi và biết rằng bạn đang cầu nguyện cho chúng tôi. Nếu chúng tôi có thể làm bất cứ điều gì để giúp bạn trong thời gian khó khăn này , đừng ngần ngại gọi. Chúng tôi thông cảm sâu sắc nhất. " Có thể thêm các chi tiết khác, chẳng hạn như những kỷ niệm hoặc câu chuyện hài hước, để mang lại những suy nghĩ và cách thể hiện sự đồng cảm nồng nhiệt hơn.
Ghi chú cảm ơn cũng phải thể hiện tình cảm ấm áp và sự đánh giá cao chân thành. Hãy nhớ đề cập đến món quà hoặc hành động đã gợi ý ghi chú và phải cụ thể. Việc kết thúc được xác định bởi mối quan hệ giữa người nhận và người viết; các mối quan hệ thân thiết hơn có thể kết thúc bằng các điều khoản cá nhân hơn. Ví dụ, một bức thư cảm ơn gửi tới Bà có thể nói: "Bà ơi, Cảm ơn bà vì những món quà xinh xắn dành cho cô dâu! Tôi rất vui khi có một cuốn sách dạy nấu ăn và tạp dề giống như của bà - Tôi nhớ đã nấu rất nhiều bữa ăn với bà bằng cách sử dụng của bà ! Bạn đã cho tôi không chỉ là một món quà cho cuộc sống mới của tôi với Jack. Tôi hy vọng bạn sẽ sớm ăn tối với chúng tôi. Cảm ơn một lần nữa! Tình yêu, Jennifer. "
