Bất kỳ phản hồi nào cho một lời mời chính thức, dù từ chối hay chấp nhận, phải sử dụng cùng một ngôn ngữ lịch sự mà lời mời đã được viết trong đó. Nếu lời mời là để "yêu cầu công ty của bạn hài lòng", hãy từ chối có thể được nói đến dọc theo dòng "Ông bà (tên người được mời) rất tiếc vì họ không thể chấp nhận lời mời tử tế của ..."
Có thể đưa ra lời giải thích trong câu trả lời này hoặc người khác được chuyển đến người dẫn chương trình trực tiếp.
Nếu có sự không chắc chắn về việc có nên tham dự hay không, người chủ trì nên được thông báo về điều này. Anh ấy nên được thông báo ngay sau khi người được mời biết chắc chắn liệu cô ấy có thể tham dự hay không.
